Veckans effektivitetstips – Hur mäter du din effektivitet?

Effektivitet handlar om att nå dina mål eller resultat med god kvalitet och till en rimlig kostnad. För att du ska kunna följa upp arbetet behöver du ha en tydlig bild av vad du och företaget vill uppnå. Därför behöver du sätta upp mätbara mål för dina planerade insatserna. Här får du förslag på mått för att bedöma resultat, kvalitet och produktivitet.

Resultat kan vara svårt att mäta, och för att spegla hur resultatet utvecklas eller uppnås kan du behöva ta fram indikatorer.

Börja med att ställa tre frågor:

• Vad ska indikatorerna fokusera på i förhållande till målet?
• Vilka aspekter ska mätas av tillståndet som ska förändras?
• Vilka är mottagarna av informationen?

Ta fram papper och penna och definiera följande:

1. VAD ska du mäta?
2. Relevanta mått för hur du ska mäta?
   1. Det kan exempelvis vara HUR mycket du får gjort under en dag
   2. Eller hur mycket av VAD du tänkt som du faktiskt får gjort
   3. Hur mycket som genererar intäkter osv
3. VILKA aktiviteter kan du påverka själv?
4. Komplettera och balansera effekterna av samarbete med andra inom och utanför organisationen
5. Tidsaspekter
   1. Hur lång tid tar det för dig att skriva en rapport?
   2. Hur lång tid tar det för någon annan att skriva samma rapport?

Ditt resultat är beroende av:

1. Resurser
2. Processens kvalitet
3. Produktens kvalitet

Jag minns en gång på en anställningsintervju att de frågade mig hur snabbt jag kunde skriva en engelsk rapport. Mitt svar var direkt:

― Ska det baseras på tid eller felslag?

Abraham Lincoln lär ha sagt, citat:

”Om jag hade 8 timmar på mig att fälla ett träd,
skulle jag använda 6 av dem till att slipa min yxa”.

Jag kan bara hålla med.

Som jag brukar säga till mina deltagare:

― Om du ska föreläsa i 20 minuter behöver du flera dagar på dig för förberedelserna. Men ska du föreläsa i 2 dagar behövs endast några timmars förberedelser. Det är värt att tänka på.

Effektivitet handlar om yttre och inre beteende, dvs

• Att göra rätt saker
• På rätt sätt
• Med rätt resurser
• I rätt tid
• På rätt tid
• Med rätt förutsättningar
• … och rätt planering

Effektivitet är måttet på graden av måluppfyllelse.

I trettio år har jag jobbat med effektivitet. Givetvis har jag även onlinekurser i detta. Flera olika. Både kurser i den totala effektiviteten, kurser i strukturering och kurser i planering. Här kan du läsa mer om de olika onlinekurserna (klicka på länken onlinekurser inom effektivitet).  Jag kan säga att det framför allt handlar om tre saker:

1. Nå mål och resultat
2. Strukturera rätt
3. Planera rätt

Det räcker inte med att planera. Du måste även följa upp. Planering är som budget. Den betyder intet i slutänden om du inte får ut något av den. Uppföljningen blir ditt bokslut.

VAD ska du planera och strukturera?

VAD ska du göra i morgon? I veckan? I månaden? I kvartalet?

Sätt ut dina mål och bestäm vilket resultat de ska ha. Mät sedan mot resultatet.

Stort lycka till!

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)