Vill du synas här? Kontakta info@blogbiz.se

Veckans effektivitetstips: Vikten av rätt struktur på datorn

Veckans effektivitetstips: Vikten av rätt struktur på datorn

I samband med planeringen av diverse onlineutbildningar för högskolorna i södra Sverige, konstaterar jag så olika en del skolor har byggt upp datorstrukturerna. Det finns de som har katastrofal struktur, kan jag berätta. Detta får fruktansvärda konsekvenser för alla inblandade. Inte minst för mig, som då måste lägga mängder med obetalda timmar på att försöka leta mig fram till rätt dokument för utbildningen.

Ja, du läste rätt. Det har varit en hysterisk tid för den här effektivitetskonsulten. Mer än 40 timmar obetald tid har jag fått lägga på att jämföra och försöka hitta dokument för en av dessa utbildningar. Katastrof, vill jag påstå.

Så för att ge er alla ett konkret tips, kan jag berätta följande.

  1. Bygg upp din struktur på datorn baserat på maximalt 7 mappar i övre nivån
    Fyra av dessa ska baseras på dina fyra viktigaste arbetsuppgifter. Exempelvis är mina viktiga arbetsuppgifter:

    1. Admin
    2. Försäljning och marknadsföring
    3. Utbildningarna (mina uppdrag och kursmaterial dito)
    4. Författandet (jag skriver böcker)
  2. För att synliggöra min struktur sätter jag siffror framför. Som du kan se av nedanstående finns även en 8e mapp med, nämligen den som innehåller strukturen för e-posten. E-posten ska nämligen ha motsvarande struktur (bortsett från den som du INTE behöver ha i e-posten).
    Om du granskar nedanstående bilder, ser du min datorstruktur till vänster och min e-post-struktur till höger. Den högra är således den som dessutom finns i datorstrukturens 8e mapp ”8 Mailarkiv”.

  1. Lägg märke till att mitt företag INTE finns i e-posten och inte heller mappen för ’2 Processer’ (i vilken jag lägger in alla instruktioner för samtliga de program som jag använder dagligdags. I e-posten finns inte heller kursmaterialet (’5 Kursmaterial 2021 kort’) eller Mallar (’7 Mallar’) eftersom dessa är till för datorn och inte e-posten. Dock finns undantag och det är att jag även har e-postmallarna i denna mapp. Genom att klicka på dem, öppnas e-posten.

Så lycka till med din datorstruktur!

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Lämna ett svar

Till startsidan