Veckans effektivitetstips: Du har väl byggt upp en mapp för dina mallar?

Detta har jag tipsat om – flera gånger – men jag tror att jag kan tydliggöra igen.

Bygg upp mallar! Exakt hur återkommer jag till längre fram.

Allra först bör du skapa en mapp för dina mallar i datorn.

I min mapp för mallar har jag i dagsläget 146 olika mallar. Det finns mallar i alla möjliga format. Allt från e-post-mallar, pdf-instruktioner, word-mallar, excel-mallar till powerpoint-mallar.

Här ser du några av alla mina word-mallar:

Det är viktigt att hitta dem på ett och samma ställe och att de skapas i formatet *dotx (för word-mall exempelvis).

Som du ser har mallarna i nyare versioner en blå kant överst. Detta innebär att när du klickar på mallen frigör den sig och blir ett ’vanligt’ dokument. På så sätt har du alltid tillgång till användbara mallar som hjälper dig med uppställningar etc.

Vad behöver ingå i en mall?

Om vi utgår från en word-mall, behöver du ha följande:

1. Marginaler enligt layout- och SIS-teknik
2. Tabulatorer (och inte de automatiska som inte håller när du jobbar)
3. Huvud och fot, där första sidan är annorlunda än övriga sidor
4. Avsnittsbrytning för att skapa olika första och övriga sidor
5. I huvudet på sidan 1 kan du exempelvis lägga in en bild och på övriga sidor en förminskad bild, se bild
   
6. I foten sidan 1, kan du exempelvis ha adressen mm information. På sidan 2 och framåt har du lämpligen en fältkod i vilken dokumentnamnet, datum och ditt namn finns. Dessutom sidnummer och antal sidor inom parentes
7. Du bör bygga upp formatmallar för både rubriker och brödtext (löpande text). Dessa ska vara enligt layout-reglerna, dvs linjära rubriker (utan fötter) och brödtexten med fötter (seriffer), se bild
   

Längre fram kommer jag att tydliggöra exakt HUR du skapar en mall.

Lycka till!

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)