Halvera arbetstiden med hjälp av AI

Här är några konkreta exempel på hur du kan halvera tiden du lägger på att skriva mejl och andra texter:

1. Använd mallar och standardtexter

• Skapa färdiga mallar för återkommande mejl och dokument.
  Exempel: Om du ofta svarar på förfrågningar, skapa ett standardsvar där du endast fyller i specifika detaljer.

Tips: Ha en samling rubriker, inledning och avslut som du kan kopiera och anpassa snabbt.

Själv har jag en mapp med 162 mallar för diverse olika program – även för mail i Outlook.

2. Prioritera och strukturera

• Innan du börjar skriva, identifiera huvudsyftet med texten och skapa en enkel struktur.
  Exempel: I ett mejl kan du använda modellen:
  Hälsning → Syfte → Lösning/Förslag → Uppmaning.

Tips: Skriv ner stödord eller en kort punktlista innan du börjar.

3. Använd tydligt språk och korta meningar

• Skriv bara det som är absolut nödvändigt.
  Exempel: I stället för ”Vi skriver för att informera dig om att din förfrågan behandlas” skriv: ”Din förfrågan behandlas.”

Tips: Läs igenom texten och ta bort onödiga ord eller repetitioner.

4. Prova röst-till-text-verktyg

• Diktera mejl eller rapporter istället för att skriva.
  Exempel: Använd telefonens röstinspelning för ett utkast och redigera senare.

Tips: Microsoft Word, Google Docs och många mejlprogram har inbyggd röst-till-text-funktion.

Själv använder jag detta ofta och mycket. När jag är ute och går kommer jag ofta på användbara scenografier för mina böcker. Då talar jag in detta och skickar det som ett mejl till mig själv. På så sätt kan jag enkelt kopiera in texten i manuset.

5. Blockera skrivtid och undvik multitasking

• Sätt av en specifik tid för att skriva och gör bara det.
  Exempel:
  Bestäm att du under 20 minuter skriver alla mejl för dagen, utan att kolla sociala medier eller annat.

Tips: Använd en timer för att hålla fokus, till exempel Pomodoro-tekniken.

Själv ”gör” jag mina mejl varje morgon. Samtidigt ”gör” jag även mina sociala medier. Detta tar ca en timme. Jag har givetvis slagit av alla aviseringar i respektive program, så jag slipper bli störd i tid och otid. Gör du också så och du får en mer effektiv vardag!

6. Låt AI hjälpa dig

• Använd AI-verktyg som ChatGPT för att skapa utkast.
  Exempel:
  Ge en kort sammanfattning av vad du vill skriva, och låt AI:n göra grovjobbet.

Tips: Anpassa texten för att göra den mer personlig om det behövs.

OBS! Använd ALDRIG den text som AI presenterar. Använd texten som tips och formulera sedan om för att låta din egen författarröst komma till tals.

Med dessa tekniker kan du spara värdefull tid och minska stressen kring skrivandet! Vad tror du kan fungera bäst för dig? 😊

Monica