Vill du synas här? Kontakta info@blogbiz.se

Veckans effektivitetstips: Du har väl byggt upp en mapp för dina mallar?

Veckans effektivitetstips: Du har väl byggt upp en mapp för dina mallar?

Detta har jag tipsat om – flera gånger – men jag tror att jag kan tydliggöra igen.

Bygg upp mallar! Exakt hur återkommer jag till längre fram.

Allra först bör du skapa en mapp för dina mallar i datorn.

I min mapp för mallar har jag i dagsläget 146 olika mallar. Det finns mallar i alla möjliga format. Allt från e-post-mallar, pdf-instruktioner, word-mallar, excel-mallar till powerpoint-mallar.

Här ser du några av alla mina word-mallar:

Det är viktigt att hitta dem på ett och samma ställe och att de skapas i formatet *dotx (för word-mall exempelvis).

Som du ser har mallarna i nyare versioner en blå kant överst. Detta innebär att när du klickar på mallen frigör den sig och blir ett ’vanligt’ dokument. På så sätt har du alltid tillgång till användbara mallar som hjälper dig med uppställningar etc.

Vad behöver ingå i en mall?

Om vi utgår från en word-mall, behöver du ha följande:

  1. Marginaler enligt layout- och SIS-teknik
  2. Tabulatorer (och inte de automatiska som inte håller när du jobbar)
  3. Huvud och fot, där första sidan är annorlunda än övriga sidor
  4. Avsnittsbrytning för att skapa olika första och övriga sidor
  5. I huvudet på sidan 1 kan du exempelvis lägga in en bild och på övriga sidor en förminskad bild, se bild
  6. I foten sidan 1, kan du exempelvis ha adressen mm information. På sidan 2 och framåt har du lämpligen en fältkod i vilken dokumentnamnet, datum och ditt namn finns. Dessutom sidnummer och antal sidor inom parentes
  7. Du bör bygga upp formatmallar för både rubriker och brödtext (löpande text). Dessa ska vara enligt layout-reglerna, dvs linjära rubriker (utan fötter) och brödtexten med fötter (seriffer), se bild

Längre fram kommer jag att tydliggöra exakt HUR du skapar en mall.

Lycka till!

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

Skrivartips: Sidnumrering och antal sidor

Skrivartips: Sidnumrering och antal sidor

Idag blir det inget filmtips utan i stället bjuder jag på ett skrivartips. Många frågar mig om detta med mallar. I mitt nyhetsbrev för augusti, delade jag ut en gratis mall, skapad enligt konstens alla regler. Bland annat innehöll den instruktioner om hur du lägger till sidnumrering och antalet sidor i mallens fot.

Dessutom har jag utbildat vissa yrkeshögskolor i skriftlig kommunikation. En av deras uppgifter är att skapa en mall. Egentligen ska de skapa två mallar. Sedan ska de – enligt konstens alla regler – skriva en rapport och göra ett CV.

Så här skapar du sidnumrering och antalet sidor i ett Worddokument

För att skapa sidnumrering krävs fältkod för detta. Den har jag instruerat er kring i filmen som visar hur du bygger upp mallen.

Du skapar antal sidor genom att klicka efter sidnumreringen i foten, lägga till parenteserna, se bild, och sedan lägga in fältkoden för detta.

För att få in antalet sidor, se bild, behöver du lägga till en kod.

Antalet sidor-koden

Så här gör du den:

  1. Klicka mellan parenteserna
  2. Gå till menyn Infoga

I rutan Text väljer du Utforska snabbdelar (lilla symbolen i mitten, överst)

Välj Fält

Välj fältet NumPages

Lycka till!
Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Veckans effektivitetstips: Vikten av rätt struktur på datorn

Veckans effektivitetstips: Vikten av rätt struktur på datorn

I samband med planeringen av diverse onlineutbildningar för högskolorna i södra Sverige, konstaterar jag så olika en del skolor har byggt upp datorstrukturerna. Det finns de som har katastrofal struktur, kan jag berätta. Detta får fruktansvärda konsekvenser för alla inblandade. Inte minst för mig, som då måste lägga mängder med obetalda timmar på att försöka leta mig fram till rätt dokument för utbildningen.

Ja, du läste rätt. Det har varit en hysterisk tid för den här effektivitetskonsulten. Mer än 40 timmar obetald tid har jag fått lägga på att jämföra och försöka hitta dokument för en av dessa utbildningar. Katastrof, vill jag påstå.

Så för att ge er alla ett konkret tips, kan jag berätta följande.

  1. Bygg upp din struktur på datorn baserat på maximalt 7 mappar i övre nivån
    Fyra av dessa ska baseras på dina fyra viktigaste arbetsuppgifter. Exempelvis är mina viktiga arbetsuppgifter:

    1. Admin
    2. Försäljning och marknadsföring
    3. Utbildningarna (mina uppdrag och kursmaterial dito)
    4. Författandet (jag skriver böcker)
  2. För att synliggöra min struktur sätter jag siffror framför. Som du kan se av nedanstående finns även en 8e mapp med, nämligen den som innehåller strukturen för e-posten. E-posten ska nämligen ha motsvarande struktur (bortsett från den som du INTE behöver ha i e-posten).
    Om du granskar nedanstående bilder, ser du min datorstruktur till vänster och min e-post-struktur till höger. Den högra är således den som dessutom finns i datorstrukturens 8e mapp ”8 Mailarkiv”.

  1. Lägg märke till att mitt företag INTE finns i e-posten och inte heller mappen för ’2 Processer’ (i vilken jag lägger in alla instruktioner för samtliga de program som jag använder dagligdags. I e-posten finns inte heller kursmaterialet (’5 Kursmaterial 2021 kort’) eller Mallar (’7 Mallar’) eftersom dessa är till för datorn och inte e-posten. Dock finns undantag och det är att jag även har e-postmallarna i denna mapp. Genom att klicka på dem, öppnas e-posten.

Så lycka till med din datorstruktur!

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

En härlig recension av boken ”FramgångsRIK & Lycklig”

En härlig recension av boken ”FramgångsRIK & Lycklig”

Tack Fia Adolfsson för din härliga recension. Du kan läsa om den här på sidan.

Så här skriver Fia

“En mycket givande bok   16 januari 2021: En mycket givande bok ”FramgångsRIK & Lycklig”!
Är så tacksam för att det blev ett köp för snart 1 år sedan.
Boken fick mig att i mina funderingar öppna upp en del dörrar jag stängt och till och med låst.
Alltså, idag på min lista är en del av mina ambitioner verklighet.
Stolt. Tack. Fia Adolfsson”

 

Klicka här för att läsa mer om den:

https://www.monicaiveskold.se/boken-framgangsrik-lycklig/

Du kan även få den till ett högt rabatterat pris – just nu. Den kostar normalt 226 kr + frakt på exempelvis Bokus (läs här: https://www.bokus.com/bok/9789163734229/framgangsrik-lycklig/). Du får köpa den för endast 50 kronor + frakt, dvs 116 kronor, se min sida.

I boken får du alla tips du behöver för att nå mål, skapa resultat, strukturera och planera – något som jag arbetat med i över trettio år.

Monica Ivesköld 

Till startsidan